Administrative

El Departamento de Asuntos Administrativos supervisa la comunicación y la interacción entre los diversos departamentos que conforman el ayuntamiento. Organiza las reuniones de la comisión, creando los programas de las reuniones juntamente con los directores de los departamentos, y organiza reuniones entre los directores de los departamento. Además, varias misceláneas oficinas cumplen diversas funciones en el ayuntamiento bajo la jurisdicción del departamento de asuntos administrativos. Son el Secretario del Alcalde, la asistante administrativa, el empleado del archivo, el telefonista del ayuntamiento, y el oficial de servicios de apoyo.

La secretaria del alcalde, que es actualmente jefe del departamento, es la supervisora de la oficina del alcalde y la persona de contacto entre el alcalde y los departamentos. Ella lleva un archivo de las actividades del alcalde, su agenda y récord personal. También mantiene un registro de la asistencia de los empleados, días de licencia por enfermedad, etc., y hace los informes diarios y mensuales de asistencia.

La asistante administrativa encarga de la distribución de documentos dentro y fuera del ayuntamiento. Ella supervisa la entrega del correo interno y todas las notas de la oficina del alcalde, y asegura de que todos los documentos que pasan a través de su oficina están debidamente registrados. Actualmente, trabaja con el departamento financiero para mantener registros de las vacaciones tomadas por los empleados, y maneja los registros de las tarifas de agua y electricidad para el ayuntamiento que están utilizadas para la captura de abuso de los recursos municipales. Por otra parte,la asistante administrativa distribuye certificados de nacimiento y certificados de buena reputación para los ciudadanos que solicitan visados.

El empleado del archivo mantiene los archivos del ayuntamiento. En la actualidad, la oficina de archivos se encuentra en proceso de ampliación y actualización de su sistema para asegurar de que todos los archivos del ayuntamiento,sobre todo aquellos que actualmente están archivados en papel, pero indexado en el sistema informático, están archivados digitalmente.

El Teléfonista actúa como tele centralita para el departamento y distribue las llamadas externas y internas.

El oficial de servicios de apoyo supervisa los mensajeros del ayuntamiento,su cocina y la limpieza necesaria para el edificio.

Objetivos:

En el futuro, el Departamento de Asuntos Administrativos desea ampliar la formación de los actuales empleados y el número de empleados, pero está limitado en estos objetivos por las actuales dificultades financieras del ayuntamiento.